컨퍼런스에 기업/기관 등이 현금 후원을 결정 하였고, 후원 패키지 구성 세부사항과 금액 등이 모두 확정 되었다면, 아래 절차를 따라서 계약을 진행하게 됩니다.
국내 후원사
후원사 측 계약의 주체가 국내에 사업장을 두고 있고, 후원 금액을 원화(KRW) 로 지급하는 경우에 해당 합니다.
후원사 등록 폼으로 필요한 정보 수집 (국문)
- 사업자 정보 (일반적으로 사업자등록증 혹은 사업자등록증명원 사본을 요청하여 전달 받습니다.)
- 후원사측 담당자 정보
- 후원사 측에서 계약 절차를 위해 어떤 서류가 필요한지 확인
- 계약서
- 견적서
- 세금계산서
- 거래명세서
- 후원사 측에 포스포올을 거래처로 등록 필요
- 후원사가 구입 하고자 하는 패키지(혹은 단일 품목 정보)
후원사 측에 포스포올을 거래처로 등록 (필요시)
간혹 큰 규모의 기업/기관인 경우, 후원사 측에 거래처 등록이 필요한 경우가 있습니다. 프로세스는 각 후원사 별로 상이하며, 일반적으로 후원사 측에서 제공한 서식을 작성 하거나, 후원사 측의 회계 시스템에 접속하여 거래처 정보를 입력하는 형태 입니다.
후원사측 담당자 안내에 따라서 거래처 등록을 진행하면 되겠습니다.
국문 계약서 작성 및 날인 (필요시)
후원사 측에서 계약서 작성을 요청하는 경우, 우리측 계약서 서식을 바탕으로 사전에 협의한 후원사의 후원내용과 혜택 내용이 들어간 계약서 초안을 작성 합니다.
후원사 측의 서식으로 계약서 작성을 요청받는 경우가 있기도 합니다. 이런 경우 운영위원회 @director 의 검토를 먼저 받도록 합니다.
국내 후원사 계약의 경우 인감 날인 형태로 진행합니다. 후원사 측에 먼저 인감 날인을 요청하여 날인본을 받고, 이후 우리 측에서 직인을 날인하여 송부하는 것으로 계약서 작성을 마치게 됩니다.
견적서 발행 (필요시)
후원사 측에서 후원 금액에 대한 지출 품의를 내부적으로 상신해야 하는 경우, 이에 대한 근거로 견적서 발행을 요청하는 경우가 있습니다.
미리 준비된 우리측 견적서 서식을 바탕으로, 후원사 사업장 및 담당자 정보와 후원 내용 및 금액을 넣어 PDF 파일로 출력 후 전달 해 주시면 됩니다.
세금계산서 발행, 통장사본 전달 및 입금 요청(기한 2주)
앞선 절차를 모두 진행 후, 후원 금액을 후원사 측에 청구 합니다.
국내 후원사의 경우 후원 금액에 대해서 세금계산서를 발행하고, 우리측 통장사본을 전달하여 입금을 요청 합니다.
입금 기한은 일반적으로 우리측에서 먼저 2주 안으로 요청을 합니다. 후원사 측에서 일정 조정이 필요한 경우, 협의하여 조정하되 주요 자금 집행이 진행되기 이전으로 가급적 조정으로 하고, 늦어도 행사 시작 1일 전에는 입금 되도록 합니다.
입금 확인 후 거래명세서 교부(요청시만)
일부 후원사는 후원비용 지급 후 거래명세서를 별도로 요청 하기도 합니다. 견적서와 마찬가지로 우리측 서식을 바탕으로 작성하여 발행 합니다.
회계처리
회계팀에 요청하여 후원비용 입금 건을 회계처리 합니다. 일반적으로 두번에 걸쳐 요청해 주셔야 합니다.
- 세금계산서 발행 후 매출채권 전표처리 (매출 발생)
- 입금 받은 후 전표처리
국외 후원사
후원사 측 계약의 주체가 국내에 사업장이 없고, 후원 금액을 미화(USD) 로 지급하는 경우에 해당 합니다.
후원사 등록 폼으로 필요한 정보 수집 (영문)
- 사업자 정보 (후원사의 영문 상호명, 영문 소재지 주소)
- 후원사측 담당자 정보
- 후원사 측에서 계약 절차를 위해 어떤 서류가 필요한지 확인
- 영문 계약서
- 영문 견적서
- 영문 인보이스
- 후원사 측에 포스포올을 거래처(Vendor)로 등록 필요
- 미국 소재 기업인 경우 W-8BEN-E Form 제출 필요 여부
- 후원사가 구입 하고자 하는 패키지(혹은 단일 품목 정보)
후원사 측에 포스포올을 거래처로 등록 (필요시)
간혹 큰 규모의 기업/기관인 경우, 후원사 측에 거래처 등록이 필요한 경우가 있습니다. 프로세스는 각 후원사 별로 상이하며, 일반적으로 후원사 측에서 제공한 서식을 작성 하거나, 후원사 측의 회계 시스템에 접속하여 거래처 정보를 입력하는 형태 입니다.
후원사측 담당자 안내에 따라서 거래처 등록을 진행하면 되겠습니다.
영문 계약서 작성 및 서명 (필요시)
후원사 측에서 계약서 작성을 요청하는 경우, 우리측 계약서 서식을 바탕으로 사전에 협의한 후원사의 후원내용과 혜택 내용이 들어간 계약서 초안을 작성 합니다.
후원사 측의 서식으로 계약서 작성을 요청받는 경우가 있기도 합니다. 이런 경우 운영위원회 @director 의 검토를 먼저 받도록 합니다.
해외 후원사 계약의 경우 각 계약 당사자 대표의 서명 형태로 진행합니다. 후원사 측에 먼저 서명을 요청하여 서명본을 받고, 이후 우리 측에서 대표가 서명하여 송부하는 것으로 계약서 작성을 마치게 됩니다.
견적서 발행 (필요시)
후원사 측에서 후원 금액에 대한 발주서(Purchase Order)를 발행해야 하는 경우, 이에 대한 근거로 견적서 발행을 요청하는 경우가 있습니다.
미리 준비된 우리측 견적서 영문 서식을 바탕으로, 후원사 사업장 및 담당자 정보와 후원 내용 및 금액을 넣어 PDF 파일로 출력 후 전달 해 주시면 됩니다.
영문 인보이스 발행 및 지급 요청(기한 30일)
앞선 절차를 모두 진행 후, 후원 금액을 후원사 측에 청구 합니다.
해외 후원사의 경우 후원 금액에 대해서 영문 인보이스를 발행하고, 인보이스에 명시된 Swift 송금 정보로 후원비용 지급을 요청 합니다.
입금 기한은 일반적으로 우리측에서 먼저 30일 안으로 요청을 합니다. 후원사 측에서 일정 조정이 필요한 경우, 협의하여 조정하되 주요 자금 집행이 진행되기 이전으로 가급적 조정으로 하고, 늦어도 행사 시작 1일 전에는 입금 되도록 합니다.
입금 확인
해외 송금은 도착하면 은행와 몇가지 절차를 거쳐야 우리 단체 계좌로 받을 수 있습니다. 우리 단체가 거래하는 기업은행의 경우, 지급 금액이 도착하면 카카오톡 혹은 이메일로 알림이 오고, 거래에 대한 증빙서류 (계약서와 인보이스)를 은행 측에 이메일 발송 및 전화로 확인 후 입금되는 형태 입니다.
회계처리
회계팀에 요청하여 후원비용 입금 건을 회계처리 합니다. 일반적으로 두번에 걸쳐 요청해 주셔야 합니다.
- 인보이스 발행 후 매출채권 전표처리 (매출 발생)
- 입금 받은 후 전표처리