우리 행사는 초기부터 외국인의 참여 비율이 비교적 높은 편이기에, 행사 참석을 위해 사증 지원을 요청하는 경우도 종종 있을 수 있습니다. 이 문서는 외국인 참가자에게 사증 지원이 필요한 경우 따라야 할 절차를 안내합니다.
지원 대상
우리 행사는 아래와 같이 행사 참석에 있어 목적이 명확하고, 노쇼 확률이 적은 외국인 참가자를 대상으로 사증 지원을 제공합니다. 그 중에서도, 본인 스스로 C-3-9 (일반 관광) 혹은 다른 C-3 계열 사증에 운영진 지원 없이 스스로 지원 및 발급하기 어려운 경우에 한하여 C-3-1 (단기 일반) 사증 발급을 위한 초청장과 신원보증서 등 서류를 지원 합니다.
- 발표자
- 후원사 담당자
- 커뮤니티 부스 담당자
- 운영진 및 자원봉사자
사증 지원은 위 조건을 충족하면 운영진 측에서 자동으로 제공하는 것이 아니라, 지원 대상자가 신청을 해야만 지원을 제공하는 방식입니다. 이는 별도의 사증 지원 신청 서식 제출을 통하는 방식이며, 운영진 측에서는 접수 후 검토를 통해 지원 여부를 결정해야 합니다.
행사에 단순 참가 목적으로 참여 예정인 일반 참가자에 해당하는 외국인은 사증 지원 대상이 아닙니다. 이러한 외국인 참가자는 스스로 C-3-9 사증에 지원하도록 안내 하여야 합니다. C-3-9 는 관광 목적의 사증 이지만, 일반적으로 많은 외국인 참가자가 관광을 겸하여 우리 행사 참석을 위해 한국을 방문 하므로, 실무적으로는 해당 유형의 사증으로 우리 행사에 참석하는데 큰 문제는 없을 것으로 예상됩니다.
지원 대상이 아닌 사람
- 일반 참가자 - 위에서 언급 하였듯이 C-3-9 에 직접 지원하도록 안내합니다
- 이미 한국 사증이 있는 사람 - 한국을 자주 방문하는 사람은 C-3 계열 복수 사증이 있는 경우도 있으며, 이 경우 우리의 지원이 굳이 필요하지 않습니다.
- 신원 확인이 어려운 대상자 - 예: 발표자인 경우 제출한 제안서 내용이 오픈소스 관련도 아니고 IT 관련도 아닌 이상한 내용에, 기본 정보 수집도 어려운 사람, 막무가내로 사증 초청장을 요구하는 사람, 오픈소스 관련 어떤 활동을 하였는지 그 누구를 통해서도 확인이 어려운 사람 등
- 신뢰하기 어려운 사람 - 예: 발표 제안서가 거절 되었는데, 본인이 발표자라고 주장하는 사람 등
기본 정보 수집
온라인 양식 등을 통해 사증 지원 대상에 대한 기본적인 정보를 수집 합니다.
- 기본정보 및 참석목적
- 이름
- 이메일 주소 등 연락처
- 참석목적 (발표자, 후원사 담당자, 커뮤니티 부스 담당자, 운영진 및 자원봉사자)
- 참석목적에 대한 증빙
- 발표자/커뮤니티 부스: 발표 제안서/커뮤니티 부스 지원 링크
- 후원사 담당자: 소속 기관 이메일 주소로 메일 송신
- 운영진/자원봉사자의 경우 기여 내용 받아서 확인
- 소속 및 직함 - 예: ACME, Inc 의 Software Engineer
- 직업: 무직, 학생, 직장인(풀타임), 프리랜서
- 거주 지역: 본국 / 해외
- 장기 해외 체류시 유효한 체류자격 소지 유무
- 장기 해외 체류시 체류기간:
- 6개월
- 1년
- 2년
- 3년 혹은 그 이상
- 영주권 보유
- 무국적 혹은 난민
- 유효기간 6개월 이상 남은 여권의 개인정보면에 나와있는 정보
- 성 (여권에 나와있는 영문 성)
- 명 (여권에 나와있는 영문 이름)
- 생년월일
- 성별
- 여권번호
- 여권만료일
- 여권 발행지 (Place of issue) / 여권 발행 기관 (Authority)
- 일부 국가는 여권 발행지가 명시되어 있고 이에 따라 관할 공관이 다름.
- 여행 계획
- 한국 입국 및 출국일
- 숙박하는 곳 주소 (혹은 숙박시설의 이름)
- 여행 경비 조달 방법
- 사비, 직장 지원, 학교 및 기관 지원 등
- 여행 경비 항목 및 각 항목별 조달 금액 및 총 조달 금액
- 교통편(항공편 등)
- 숙박
- 식비
- 미성년자인 경우, 보호자 동반 여부
- 보호자 동반시, 보호자도 포스포올측에 지원신청 필요
- 사증 지원 관련
- 사증 신청을 제출할 대상 공관 혹은 비자신청센터 이름 (예: 주중국대한민국대사관)
- 신원보증서가 필요하거나, 초청장에 신원 보증하는 내용이 포함되어야 하는지?
- 필요하지 않음
- 공관의 웹사이트에서 신원보증서를 제출하도록 안내함
- 공관의 웹사이트에 필요한지 안 나와 있었지만, 신청 혹은 신청 준비 과정에서 제출을 안내받음
- 공관에서 신원보증서를 요구하지는 않지만, 초청장에 피초청인의 체류 허가 만료 전 귀국할 것임을 보증하는 내용이 요구됨 (귀국보장각서 등)
- 요구되지는 않지만, 아직 소득이 없거나 불안정하여 요청하고자 함.
- 초청장 및 신원보증서 사본 제출을 공관에서 허용하는지?
- 사본 가능 (PDF 로 전달)
- 원본만 가능 (출력 후, 직인 날인하여 우편 송부)
- 공증 필요 (출력 후, 공증사무소에서 공증 처리 후, 우편송부)
- 초청장 및 신원보증서 등 서류를 우편으로 받아야 하는 경우 우편을 받을 주소
- 신원보증서가 필요한 경우, 본인 휴대전화번호 (신원보증서에 기재 필요)
기본정보 검토 및 신원 확인
- 사증 지원 대상자로부터 제출받은 기본정보에 이상이 없는지 확인합니다.
- 사증 지원 대상자가 신뢰할 만한 사람인지 확인합니다. (발표자 및 커뮤니티 부스 담당자인 경우만)
- 컨퍼런스 운영진 중에서 이 사람을 혹시 아는지, 어떤 사람인지
- 포스포올의 회원 혹은 포스포올과 교류중인 커뮤니티 운영진 중에서 이 사람을 혹시 아는지
- 알려진 정보로 확인이 어렵다면, 지원 대상자에게 오픈소스 관련 활동 이력 등을 질문하여 지원해도 괜찮은 대상인지 판단합니다.
관할 재외공관 및 구비서류 확인
일반적으로 초청 단체가 준비해야 하는 구비서류는 아래와 같습니다.
- 초청장(제외공관장을 수신으로 하는 협조공문 혹은 재외공관에서 지정한 서식)
- 신원보증서 (필요한 경우)
- 행사 소개서 (브로슈어)
- 사업자등록증 혹은 사업자등록증명원
관할 재외공관에 따라서 요구하는 서류 자체는 동일 하지만, 각 서류에 대해 세부적인 요구사항이 다릅니다. 이를 잘 확인하여 서류를 준비해야 합니다.
- 신원보증서가 필수적으로 요구 되거나, 초청장에 귀국보장각서 내용(일반적으로 “피초청인이 체류허가기간 안에 귀국하지 않거나 위법 행위를 저지르는 경우 초청인이 책임을 부담하겠습니다” 와 같은 내용)이 요구되는지 확인 합니다.
- 서류 “원본” 혹은 “공증”을 요구 하는지 확인 합니다.
- “원본” -> 물리적으로 출력 후, 직인 및 원본대조필 등을 날인하고, 그 출력물 자체를 우편송부 해야 합니다.
- “공증” -> 물리적으로 출력 후, 공증사무소에 방문하여 공증을 받고, 공증받은 물리적 문서 자체를 우편송부 해야 합니다.
- 위에 명시된 서류 이외에 다른 구비서류를 초청인 측에 요구 하는지도 확인 합니다.
- 특수 케이스여서 구비서류 확인이 어려운 경우, 제외공관의 담당 부서 (일반적으로 영사 관련 부서)에 직접 이메일/전화 등으로 문의하여 확인해야 합니다.
참석 목적 증빙 확인
- 발표자: 제출한 발표 제안서 내용을 확인합니다
- 커뮤니티 부스 담당자: 제출한 커뮤니티 부스 지원 내용을 확인합니다. 그리고 해당 지원서를 제출한 사람을 통해 부스 인원을 파악하고, 사증 지원 대상자가 부스 인원에 포함되는지 확인합니다.
- 후원사 담당자: 후원사 담당자가 둘 이상일 수 있습니다. 후원사 측 발표자나 추가적인 부스 담당 인력이 참석하는 경우 등이 해당하며, 후원 절차 관련하여 주로 연락하는 담당자를 통해서 해당 후원사 소속이 맞는지 등을 확인합니다.
- 운영진 및 자원봉사자: 컨퍼런스 운영진 운영팀을 통해 해당 운영진/자원봉사자가 현재 지속적으로 팀에서 활동 중인지, 정상적으로 연락이 되는 사람인지 등을 확인하고, 행사 당일만 활동하는 자원봉사자의 경우도 지속적으로 연락이 되는지와 명확한 역할이 있는지 확인합니다.
신원보증서 요청 시 추가 확인
사증 지원시 신원보증서 제공도 필요한 경우, 혹은 초청장에 귀국보장각서 내용을 포함하여야 하는 경우, 아래와 같은 사항을 추가로 확인 합니다. 컨퍼런스 운영진은 사증 지원 대상자를 신뢰하기 어렵다고 판단하면, 이를 제공하지 않을 수 있습니다.
- 발표자: 발표 슬라이드를 받아서 확인 합니다 (초안도 가능)
- 커뮤니티 부스 담당자: 행사 참석 기간 동안 구체적인 활동 계획
- 예시: 저는 행사 참석 기간동안 XXX 커뮤니티 부스 운영에 참여하여 X월 예정된 우리 커뮤니티 행사와 올해 진행중인 XXX 프로젝트 에 대해서 홍보하여 새로운 기여 참여를 유도하고자 합니다. 부스 운영 이외에는 XXX 와 관련된 세션에 참여하고자 하고, 관련하여 참여중인 분들과도 만나서 이야기를 나눌 예정입니다.
서류 송부 및 지원 방법 안내
모든 신원 확인 절차와 서류 준비가 완료되면, 사증 지원 대상자 앞으로 서류를 송부하고, 대사관 혹은 비자 신청 센터에서 지원하는 방법을 확인하여 함께 안내 합니다. 사본으로 서류 전달이 가능한 경우, 이메일로 PDF 파일을 송부하고, 원본 혹은 공증된 서류 송부가 필요하면 우편으로 송부합니다.
후속 조치
- 사증 지원 대상자가 이상 없이 사증 허가를 받았는지 확인 합니다.
- 사증 지원 대상자가 정상적으로 입국 하였는지 확인 합니다.
- 사증 지원 대상자가 예정된 날에 한국에서 출발 하였는지 확인 합니다.